Backstage di una giornata di congressi

By 15 luglio 2014 No Comments
Al DB Hotel siamo abituati a fare e disfare. Succede quando si organizzano eventi, che si vogliono rendere momenti unici nella storia di vita aziendale del Cliente che ospitiamo. Lo sappiamo bene, l’organizzazione, la sincronizzazione e il rispetto dei tempi sono fondamentali per la riuscita di eventi di successo. Ma ci sono variabili del tutto estemporanee, che richiedono una forte dose di flessibilità e ingegno.

Vi vogliamo raccontare la storia di una giornata di backstage che ci ha visto protagonisti dell’organizzazione di più congressi e della gestione…di qualche variabile esterna.

Per il team DB Hotel, Maggio è stato un mese particolarmente di ricco di eventi congressuali. Grazie alle 7 sale meeting al DB, siamo abituati a gestire quotidianamente riunioni aziendali e buffet, anche in contemporanea. Ma il 27 Maggio siamo stati messi alla prova. Sale meeting tutte prenotate, inclusa l’organizzazione di un importante evento con catering in terrazza.

backstage

Backstage di una giornata di congressi

I nostri Clienti avevano scelto con attenzione la sede del DB Hotel per ospitare i propri meeting, sicuri di offrire ai propri ospiti esperienze da ricordare. Tokheim Italia, azienda leader in Italia dei sistemi di erogazione del carburante, avrebbe ospitato in terrazza 170 ospiti, rivenditori della propria rete. Non volevamo certo deludere le aspettative, pertanto il nostro impegno di gestione organizzativa è stato il massimo.

La giornata si è aperta con un sole bellissimo, già preludio di una buona riuscita dell’evento in terrazza. Ma il meteo? Era dato come variabile, meglio ricontrollare più volte. All’ora di pranzo pare una certezza: purtroppo il vento cambia, e le previsioni danno possibili piogge. Tutto da rivedere!

Backstage di una giornata di congressi

I tre team commerciale, manutenzione e food & beverages si ritrovano alle ore 14.00 per decidere la riorganizzazione delle sale. Occorre programmare lo spostamento dell’evento serale di Tokheim Italia in terrazza nella sala congressi interna la Savoia Marchetti & Spitfire) e di conseguenza rivedere gli altri eventi in corso nelle altre sale. Il più velocemente e discretamente possibile, per non disturbare il tempo di lavoro dei nostri Clienti.

Il tutto è previsto alle ore 17.30. Di buona lena i colleghi DB Hotel spostano tavoli e sedie, si attendono gli approvvigionamenti dall’esterno, si allestiscono le sale e gli spazi per il catering, ci si assicura che tutti gli impianti tecnologici funzionino perfettamente. Ognuno conosce bene l’importanza della propria parte per un risultato d’insieme perfetto.

Tutto scorre liscio. In poco più di mezz’ora è tutto fatto. Intanto al front office è già partita l’attesa per gli ospiti che pernotteranno. Anche le camere sono tutte prenotate e l’accoglienza deve essere perfetta.

Backstage di una giornata di congressi

Per l’evento Tokheim alle 19.30 arriva il Top Management, il dr. Fabiano Clerico e l’Ing. Furio Clerico sono pronti ad accogliere i propri invitati. C’è un aperitivo al bar e anche all’aperto…perchè nel frattempo il sole ha fatto capolino. Il buffet è pronto, le sale perfettamente allestite. Piano piano ci ritiriamo e lasciamo ai nostri Clienti i propri spazi. Sentiamo applausi e partecipazione.

Ne siamo certi, sarà un nuovo evento di successo.

DB Hotel, dinamici per passione

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