Vi vogliamo raccontare la storia di una giornata di backstage che ci ha visto protagonisti dell’organizzazione di più congressi e della gestione…di qualche variabile esterna.

Per il team DB Hotel, Maggio è stato un mese particolarmente di ricco di eventi congressuali. Grazie alle 7 sale meeting al DB, siamo abituati a gestire quotidianamente riunioni aziendali e buffet, anche in contemporanea. Ma il 27 Maggio siamo stati messi alla prova. Sale meeting tutte prenotate, inclusa l’organizzazione di un importante evento con catering in terrazza.

Backstage di una giornata di congressi

I nostri Clienti avevano scelto con attenzione la sede del DB Hotel per ospitare i propri meeting, sicuri di offrire ai propri ospiti esperienze da ricordare. Tokheim Italia, azienda leader in Italia dei sistemi di erogazione del carburante, avrebbe ospitato in terrazza 170 ospiti, rivenditori della propria rete. Non volevamo certo deludere le aspettative, pertanto il nostro impegno di gestione organizzativa è stato il massimo.

La giornata si è aperta con un sole bellissimo, già preludio di una buona riuscita dell’evento in terrazza. Ma il meteo? Era dato come variabile, meglio ricontrollare più volte. All’ora di pranzo pare una certezza: purtroppo il vento cambia, e le previsioni danno possibili piogge. Tutto da rivedere!

Backstage di una giornata di congressi

I tre team commerciale, manutenzione e food & beverages si ritrovano alle ore 14.00 per decidere la riorganizzazione delle sale. Occorre programmare lo spostamento dell’evento serale di Tokheim Italia in terrazza nella sala congressi interna la Savoia Marchetti & Spitfire) e di conseguenza rivedere gli altri eventi in corso nelle altre sale. Il più velocemente e discretamente possibile, per non disturbare il tempo di lavoro dei nostri Clienti.

Il tutto è previsto alle ore 17.30. Di buona lena i colleghi DB Hotel spostano tavoli e sedie, si attendono gli approvvigionamenti dall’esterno, si allestiscono le sale e gli spazi per il catering, ci si assicura che tutti gli impianti tecnologici funzionino perfettamente. Ognuno conosce bene l’importanza della propria parte per un risultato d’insieme perfetto.

Tutto scorre liscio. In poco più di mezz’ora è tutto fatto. Intanto al front office è già partita l’attesa per gli ospiti che pernotteranno. Anche le camere sono tutte prenotate e l’accoglienza deve essere perfetta.

Backstage di una giornata di congressi

Per l’evento Tokheim alle 19.30 arriva il Top Management, il dr. Fabiano Clerico e l’Ing. Furio Clerico sono pronti ad accogliere i propri invitati. C’è un aperitivo al bar e anche all’aperto…perchè nel frattempo il sole ha fatto capolino. Il buffet è pronto, le sale perfettamente allestite. Piano piano ci ritiriamo e lasciamo ai nostri Clienti i propri spazi. Sentiamo applausi e partecipazione.

Ne siamo certi, sarà un nuovo evento di successo.

DB Hotel, dinamici per passione

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Dinamici per passione, il backstage dell’evento dell’anno

“Dinamici per passione”, il motto della nostra azienda, lo slogan che ci accomuna, che ci rappresenta, che ci fa vivere attivamente il nostro tempo aziendale, nel sano spirito di squadra, dove tutti sono necessari per creare la giusta atmosfera.
“Dinamici per passione” ci accomuna perché noi tutti, insieme, cerchiamo di inventarci sempre “quel qualcosa in più” per rendere il tempo dei nostri Ospiti in Hotel un tempo prezioso.
Oggi vorremmo condividere con voi un piccolo pezzetto di “vita di team”, la programmazione della serata di fine d’anno da poco trascorsa, con vizi e virtù della nostra attività quotidiana, quando il tempo non basta mai e le idee per voler eccellere sono tante.

Ecco com’è andata realmente! Paola, la nostra responsabile allestimenti, ci racconta:

“l’idea nacque alcuni mesi fa, durante un incontro informale tra la proprietà ed alcuni collaboratori.
Non era l’argomento del giorno, ma con entusiasmo ci eravamo buttati nello stendere un piano per organizzare la serata.
Ci piace riunirci e dedicare il giusto tempo nel pensare a come organizzare al meglio le cose per i nostri Ospiti. Soprattutto quando si pensa ad un momento importante come il Capodanno. Il veglione di S. Silvestro, non può essere improvvisato e nulla può esser lasciato al caso, soprattutto quando un Hotel nuovo come il nostro si trova a festeggiarlo per la prima volta. (n.b.: siamo “nati” solo nel 2011!)

La sfida non è facile da cogliere: siamo un Hotel Congressuale, che sta dimostrando forte competitività e capacità di operare a fianco con le dinamiche aeroportuali, con il traffico turistico internazionale e con quello delle aziende, soprattutto quelle che trovano eccellente la nostra posizione sul crocevia delle due direttive autostradali più importanti del nord Italia.

Ma dicembre è una stagione particolare: il traffico turistico della città di Verona non è quello dell’estate, la stagione dell’Arena apre solo fra 4 mesi, le aziende vanno in vacanza, e dunque che facciamo, quale spunto, quale tema per la nostra serata di fine anno?
Lavorare in Hotel non è mai una cosa banale: i processi di gestione delle attività sono veramente complessi e non possiamo certo preparare proposte banali: la scelta della scenografia, stabilire obiettivi di gratificazione e criteri di servizio non sono cose da sottovalutare per chi può partecipare a un nostro evento.

Che tipo di intrattenimento dunque?…
Che musiche scegliamo, che stile ci diamo, contemporaneo, classico, leggero, rock, o che tipo d’impostazione desideriamo darci per incontrare la domanda della nostra clientela: bizzarro, provocante, surreale, comico? E poi non dimentichiamo: gli aspetti organizzativi del servizio non sono certo di secondaria importanza: chi, dove, come, quando e soprattutto cosa proporre per una festa così “culminante”?

Mille idee, anzi… sintesi di 2013 idee, 2013 contatti, 2013 tipologie di allestimento…già, l’inventiva al nostro team non manca, ma come sempre il tempo è tiranno! Tutti propongono, ciascuno rincara le proposte aggiungendo soluzioni, c’è chi fa l’avvocato del diavolo e non lesina colpi bassi a tutte le proposte che man mano si delineano: con ragione! Non possiamo cascare nel solito approccio “omologato”, col solito “trenino” e musiche “samba” che rischia di contagiare di nostalgia i nostri Ospiti.

Mancavano ancora 78 giorni al capodanno del 2013, ma per un Hotel organizzato siamo alla deadline: occorreva prendere una decisione. Nel frattempo eravamo sommersi dai numerosi eventi interni e quando guardavamo al 31 dicembre ci siamo resi conto che la data si stava avvicinando ad una velocità inaspettata! Soprattutto quando alcuni followers del DB Hotel hanno cominciato a chiedere, incuriositi, cosa gli serbavamo per quella serata il nostro Barone Rosso.

Dinamici per passione, il backstage dell’evento dell’anno

Così quel giorno abbiamo aperto il meeting del 30 Ottobre, rimettendo al centro un punto preciso: siamo tutti animati dallo spirito dell’ospitalità, siamo professionisti in questo settore, amiamo tutti il nostro lavoro, perché ci piace rendere felici i nostri Ospiti… quindi a che cosa serve il nostro leit-motiv “dinamici per passione” se non a questo?
Detto fatto: abbiamo deciso di mettere in atto un programma veramente genuino, con un’idea essenziale, pulita da ogni forma superficiale, che mirava solo alla sostanza. Non è la forma ma il valore del proprio sentire che fa la differenza. Abbiamo smesso di farci degli obiettivi di forma e abbiamo puntato tutto ad un semplice aspetto: chi desiderava fare il Capodanno al DB Hotel lo avrebbe fatto sì perché lavoriamo con la testa, ma soprattutto perché riconosciamo il nostro Ospite non come un numero, bensì come un’anima… in cui le esigenze non sono “problemi da risolvere”, bensì “desideri da soddisfare”… e allora, così sia!

Abbiamo lavorato nello stile della più sana tradizione italiana, quello stile che amiamo vivere ogni giorno e che la storia dell’ospitalità non manca di ricordare… abbiamo lavorato col cuore!

Il primo ospite si è ritirato alle 3 del mattino. Gli ultimi, credo, hanno finito con la prima colazione!

A noi la festa è piaciuta molto, e a giudicare dal video, anche a chi ha partecipato.
Vuoi aggiungerti al prossimo evento “Dinamico per passione”?

dinamici per passione, il backstage dell’evento dell’anno prossimo…

Fonte fotografica: da Wikipedia (fotogramma di pubblico dominio)

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